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每年定期書面通知的期限，雇主應併同年度終結或契約終止給付勞工特別休假未休假工資時，一起發給勞工。

為求實務作業簡便，書面通知之型式，並不限於紙本，雇主如以電子資料傳輸方式（例如：電子郵件、簡訊、通訊軟體、事業單位內部網站之薪資系統）或其他勞工可隨時取得並得列印之方式通知勞工，勞工得以確認其每年特別休假之期日及未休日數所發給之工資數額，即已符合法令規定。