文中資訊

 

 

企業背景：

79年1月開始營運的小叮噹科學股份有限公司，成立初期的公司名稱為新生地育樂股份有限公司。當時是由多位熱心科學教育的股東集資，在新豐鄉上坑村松柏嶺上，建構一個以科學教育為主題的戶外遊樂園區，與新竹科學園區相互輝映，希望能為台灣科學教育的紮根工作盡一份心力。

資訊化先驅：

       在80年代資訊系統並不普及時代，小叮噹公司在民國86年就購買文中

DOS會計師輔助幫手，導入資訊化的時間非常的早可見公司對於資訊化的重視，因應公司不同業務職能需求,計算薪資導入文中人力資源管理系統，整合POS銷售與財務資料導入MERP文中管理布政使，文中一路走來協助小叮噹完善公司資訊化作業環境。

 

數位轉型契機：

       數位轉型為近年來企業著重目標，尤其是疫情帶來的影響，讓大多數企業不得不在人力節省與效率提升多加思考，導入數位e化成為企業永續發展的重心，e化對於年齡層分佈較廣的企業，中、老年的員工接受度不高，若加上傳統人力需求為主的公司e化的困難度又會加深，為了企業e化，董事長也拋出了如何簡化內部作業與數位無紙化議題，有了公司的支持，郭明宗總經理也開始著手收集目前所面臨到的問題:

• 公司內部文件簽核都是紙本作業，文件送審須由人員統一收齊後送審，如何減少人工作業?
• 若是有主管出差相關簽核作業就必須中斷，該如何改善?
• 會計憑證如何數位化?
• 人員的費用請款如何導入電腦作業?

 

文中數位化解決方案：

       有了公司的支持，財務部林長宏副理將收集到的問題匯總之後，就開始尋找相關資訊廠商，因公司的財務系統、人事薪資系統都是使用文中，所以第一時間便詢問文中是否有相關的解決方案，文中服務人員聽完便提供了文中簽核系統、線上費用申請、數位會計的整合方案。

 

小叮噹導入實務分享：

• 人員透過電腦就可以將相關費用資料送簽，不需要由專人統一彙總後送簽，迅速又方便。

員工線上費用請款作業

附加憑證

 

• 主管透過手機簽核，不論何時何地，簽核作業不中斷。

 主管開啟手機待簽核單據

審閱附件

• 主管完成簽核後，資料帶入會計總帳，同步完成憑證數位化。

傳票維護可同時看到憑證資料

會計傳票(記帳憑證+原始數位憑證)

透過文中所提供的整合解決方案，解決了人員繁瑣簽核流程作業，也同時完成員工請款作業與會計憑證數位無紙化的目標。

 

使用後的效益:

 

 

 

 

 

 

 

導入數位化後感想:

       小叮噹讓員工知道公司有數位轉型的需求，系統導入前員工排斥感較高覺得紙本填寫簡單；導入後員工不用再追著主管簽核，複製表單也快速，請款撥款速度也提升。小叮噹的數位化從傳統收銀機轉為電子發票POS機，每張發票與銷貨資料轉入文中銷貨單與進銷系統。採購、現支單紙本簽核轉為電子簽核，進而透過文中轉為網路銀行付款資料。部門溝通的聯絡單、收發文單、公招、報廢、會議記錄也透過文中轉為線上作業，期望達到無紙化目標。

       文中的線上簽核與數位會計源於原本MERP系統，導入成本低，U數也可依使用人數購買，簽核系統也與帳務分開，費用簽核人員不會異動到帳務，帳務人員需簽核完畢才能執行轉帳付款，多了一道防線。數位化的效益讓資訊即時，隨時通知簽核者上線簽核，即使簽核者不在公司也能完成文件簽核、簽呈核准、付款指示、下達指令。員工習慣於數位操作後，日後再推行其他系統也更容易上手。如同現今LINE的運用，溝通不在受限於面對面與電話溝通。文件傳遞、留言、通知、購物、付款…等。e化各式各樣的功能會日新月異，也期許文中的功能性系統也能隨企業的數位需求隨時增添。

文中楊鳳麗協理、小叮噹林長宏副理、郭明宗總經理、文中陳正平經理